Elena Bellini
Impiegata Amministrativa d'Ufficio | Gestione Documentale e Supporto Operativo
Stockholm
Profilo Professionale
Impiegata amministrativa con consolidata esperienza nella gestione quotidiana delle attività d'ufficio, nella tenuta di archivi digitali e nel supporto logistico aziendale. Precisa, autonoma e orientata alla cura del dettaglio, garantisce efficienza nei flussi documentali e puntualità nelle comunicazioni interne ed esterne.
Esperienza Professionale
NordicLogix AB
Stockholm
Impiegata Amministrativa e di Segreteria
mar 2021 – Presente
- Gestione dell'accoglienza, centralino aziendale e smistamento quotidiano della corrispondenza per una sede di oltre 90 dipendenti.
- Coordinamento degli ordini di cancelleria e delle forniture per uffici, riducendo i tempi di approvvigionamento del 15% tramite la razionalizzazione dei fornitori.
- Archiviazione digitale e catalogazione di contratti di fornitura e ordini d'acquisto nel sistema documentale SharePoint.
- Supporto all'ufficio contabilità nella verifica preliminare di 120+ fatture passive mensili prima dell'approvazione finale.
VästerConsulting Services
Stockholm
Addetta all'Ufficio Amministrativo
set 2016 – feb 2021
- Redazione di corrispondenza commerciale, verbali di riunione e reportistica interna per il team di consulenza aziendale.
- Organizzazione dell'agenda di tre dirigenti, inclusa la pianificazione logistica di viaggi, sale riunioni ed eventi interni.
- Aggiornamento delle anagrafiche clienti nel software gestionale e supporto operativo nella preparazione dei fascicoli di gara.
Baltic Trade Logistics HB
Stockholm
Assistente d'Ufficio
apr 2012 – ago 2016
- Inserimento dati per bolle di trasporto e documenti doganali, verificando la correttezza delle pratiche di spedizione.
- Scansione, protocollazione e gestione dell'archivio cartaceo e digitale di filiale.
- Assistenza di prima linea alle richieste telefoniche e via e-mail di clienti e corrieri.
Istruzione e Formazione
Università di Bologna
Laurea Triennale · Scienze Politiche e Sociali · Bologna, Italia · 104/110 · set 2003 – giu 2007
Percorso incentrato sull'organizzazione delle pubbliche amministrazioni, comunicazione istituzionale e gestione dei flussi informativi.
Progetti Rilevanti
Migrazione all'Archivio Digitale Cloud
gen 2023 – set 2023
- Collaborazione alla digitalizzazione di oltre 4.000 faldoni cartacei storici, impostando una nuova struttura di cartelle e metadati di ricerca.
- Formazione di 8 colleghi sulle linee guida per la corretta conservazione digitale dei documenti aziendali.
Competenze Professionali
Gestione della corrispondenza
Archiviazione documentale digitale
Fatturazione e prima nota
Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
SharePoint
Gestione fornitori e ordini di cancelleria
Organizzazione viaggi e trasferte
Centralino e accoglienza visitatori
Sistemi ERP/CRM
Protocollo e catalogazione atti
Competenze Linguistiche
Italiano
C2
Svedese
C1
Inglese
C1
Certificazioni
Certificazione in Amministrazione Aziendale e Contabilità Base
Folkuniversitetet · mag 2023
Microsoft Office Specialist: Associate (Office 2021/365)
Certiport · nov 2024
Esperienze di Volontariato
Associazione Culturale Italo-Svedese di Stoccolma
Stockholm · set 2021 – dic 2022
- Collaboratrice Amministrativa Volontaria
- Supporto alla segreteria organizzativa dell'evento culturale annuale, coordinando le comunicazioni con oltre 300 partecipanti.