Silvia Ferri
Office Administrator esperta in gestione operativa, supporto contabile e coordinamento di sede
Berlin
Profilo professionale
Amministratrice d'ufficio dinamica e strutturata, con solida esperienza nel coordinamento delle attività di sede, gestione dei servizi generali e supporto amministrativo-contabile per aziende internazionali a Berlino.
Comprovata capacità di ottimizzare i processi operativi, gestire le relazioni con i fornitori e mantenere un ambiente di lavoro efficiente, collaborativo e orientato al servizio.
Esperienza lavorativa
Kranich Logistik & Handels GmbH
Berlino, Germania
Responsabile Amministrativa d'Ufficio (Office Administrator)
feb 2020 – Presente
- Coordinamento delle operazioni quotidiane della sede centrale con oltre 85 dipendenti, ottimizzando la gestione delle forniture e riducendo i costi di cancelleria del 14%.
- Supervisione dell'accoglienza, gestione del centralino multilinea e smistamento della corrispondenza istituzionale in tedesco, inglese e italiano.
- Supporto all'ufficio contabilità nella verifica delle note spese, fatturazione passiva e preparazione mensile della documentazione per il consulente fiscale tramite DATEV.
- Organizzazione di viaggi aziendali, riunioni del consiglio di amministrazione ed eventi interni con gestione di logistica e rinfreschi.
Novaris MediTech Services GmbH
Berlino, Germania
Impiegata Amministrativa Senior
apr 2014 – gen 2020
- Gestione dei contratti di manutenzione dell'edificio, coordinamento dei fornitori esterni di pulizia, sicurezza e servizi IT.
- Digitalizzazione dell'archivio cartaceo aziendale, facilitando l'accesso rapido a oltre 4.000 fascicoli cliente nel rispetto del GDPR.
- Affiancamento al reparto risorse umane nel monitoraggio delle presenze, gestione dei congedi e inserimento dei neoassunti.
Vanguardia Architekten Studio
Berlino, Germania
Assistente d'Ufficio
ago 2009 – mar 2014
- Pianificazione delle agende dei partner, accoglienza clienti internazionali e redazione di verbali di riunione.
- Emissione di ordini d'acquisto, archiviazione di gare d'appalto e monitoraggio dei pagamenti delle fatture fornitori.
Istruzione e formazione
OSZ Bürowirtschaft I Berlin
Formazione Professionale Superiore (Duale Ausbildung) · Gestione Aziendale e Amministrazione d'Ufficio · Berlino, Germania · 1,8 (sistema tedesco) · set 2003 – giu 2005
Programma biennale incentrato su contabilità aziendale, corrispondenza commerciale in tedesco e inglese, organizzazione dei flussi d'ufficio e gestione del personale ausiliario.
Progetti rilevanti
Implementazione Sistema Digitale di Rendicontazione Spese
mar 2022 – set 2022
- Pianificazione e guida della transizione verso una piattaforma cloud per le note spese, riducendo i tempi di elaborazione interna da cinque a due giorni lavorativi.
- Redazione del manuale operativo e formazione di 70 dipendenti all'uso del nuovo portale.
Competenze professionali
Gestione operativa dell'ufficio
Contabilità di base e prima nota
Fatturazione e gestione fornitori
Software DATEV e MS Office 365
Pianificazione viaggi e calendari complessi
Accoglienza e centralino aziendale
Archiviazione digitale e conformità GDPR
Organizzazione eventi aziendali e riunioni
Controllo e riordino inventario di cancelleria
Competenze linguistiche
Italiano
C2
Tedesco
C1
Inglese
B2
Certificazioni professionali
Certificazione in Gestione Documentale e Amministrazione Aziendale
IHK Berlin · mag 2023
Specialista in Sicurezza sul Lavoro e Coordinamento Ufficio
TÜV Rheinland Akademie · nov 2019
Attività di volontariato
Freundeskreis Nachbarschaft Berlin e.V.
Berlino, Germania · gen 2023 – dic 2025
- Volontaria Coordinatrice della Segreteria
- Assistenza nell'organizzazione logistica della sede, gestione delle donazioni materiali e supporto alla segreteria amministrativa.