Martin Tremblay
Erfahrener Verwaltungsassistent | Bürokoordination & Dokumentenmanagement
Ottawa
Profil
Zuverlässiger Verwaltungsassistent mit breiter Erfahrung in der ganzheitlichen Büroorganisation, Terminverwaltung und schriftlichen Kommunikation in zweisprachigen Arbeitsumfeldern.
Versiert im Umgang mit modernen Dokumentenmanagementsystemen, strukturierter Protokollführung sowie der effizienten Koordination interner administrativer Abläufe.
Berufserfahrung
Rideau Valley Logistics Corp.
Ottawa, ON
Verwaltungsassistent
März 2020 – Heute
- Koordination des täglichen Büroablaufs für ein 35-köpfiges Team, einschließlich Kalenderpflege und Priorisierung von Terminanfragen für die Abteilungsleitung.
- Organisation von vierteljährlichen Abteilungsmeetings, Erstellung detaillierter Sitzungsprotokolle und Nachverfolgung offener Aufgabenpunkte.
- Zentralisierung des Bestellwesens für Büromaterial und Verbrauchsgüter, wodurch jährliche Beschaffungskosten um 14 % gesenkt wurden.
- Strukturierung und Pflege des digitalen Ablagesystems in Microsoft SharePoint zur Gewährleistung standardisierter Dokumentenprozesse.
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und vorbereitende Prüfung von Lieferantenrechnungen im internen Buchhaltungssystem.
Kemptville Advisory Group
Ottawa, ON
Administrative Fachkraft für Büroorganisation
Aug. 2015 – Feb. 2020
- Verwaltung des Post- und E-Mail-Verkehrs sowie Empfang und Betreuung von Mandanten und externen Geschäftspartnern.
- Planung und Buchung nationaler Geschäftsreisen inklusive Reiseplänen, Unterkünften und Terminkoordination vor Ort.
- Formatierung, Lektorat und termingerechte Fertigstellung von Berichten, Präsentationen und vertraulichen Vereinbarungen.
- Einführung einer digitalen Vorlagenbibliothek, die die Bearbeitungszeit für standardisierte Schriftstücke um rund 25 % verkürzte.
Laurentian Horizon Consulting
Ottawa, ON
Büroassistent
Okt. 2011 – Juni 2015
- Unterstützung des fünfköpfigen Beraterteams bei der Terminkoordination, Raumreservierung und Vorbereitung von Kundenpräsentationen.
- Pflege und Aktualisierung von Kundendatensätzen im CRM-System sowie Archivierung archivierungspflichtiger Projektdokumente.
- Mitarbeit bei der Organisation jährlicher Firmentagungen mit bis zu 80 Teilnehmenden vor Ort in Ottawa.
Ausbildung
Algonquin College
Ontario College Diploma · Office Administration · Ottawa, ON · GPA 3.8 / 4.0 · Sept. 1996 – Mai 1998
Schwerpunkte der praxisorientierten Ausbildung lagen auf computergestützter Büroorganisation, Geschäftskorrespondenz, Termin- und Reisekoordination sowie professionellem Umgang mit gängiger Bürosoftware.
Ausgewählte Projekte
Digitalisierung der Akten- und Dokumentenablage
Apr. 2022 – Nov. 2022
- Konzeption und schrittweise Migration von über 4.000 archivierten Papierakten in eine durchsuchbare digitale SharePoint-Ordnerstruktur.
- Durchführung kurzer Anwendungsschulungen für Mitarbeitende zur Einhaltung der neuen Benennungs- und Ablagerichtlinien.
Kernkompetenzen
Büro- und Terminorganisation
Kalender- und E-Mail-Management
Reisekostenabrechnung
Vorbereitung von Sitzungsunterlagen
Protokollführung
Dokumenten- und Datenverwaltung
Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, SharePoint)
Empfang und Kundenbetreuung
Bestell- und Materialwesen
Reiseplanung und -buchung
Sprachkenntnisse
Englisch
C2
Französisch
C1
Deutsch
B1
Zertifizierungen
Certified Administrative Professional (CAP)
International Association of Administrative Professionals (IAAP) · Mai 2024
Microsoft Office Specialist: Expert (Microsoft 365)
Microsoft Corporation · Feb. 2023
Ehrenamtliche Tätigkeit
Ottawa Community Heritage Society
Ottawa, ON · Jan. 2023 – Dez. 2025
- Ehrenamtlicher Schriftführer & Bürohelfer
- Unterstützung bei der Vorbereitung monatlicher Vorstandssitzungen, Erstellung von Tagesordnungen und Dokumentation von Beschlüssen.
- Betreuung des zentralen Informationsschalters bei lokalen Nachbarschafts- und Informationsveranstaltungen.