Astrid Lindqvist
Verlässliche Bürosachbearbeiterin mit Schwerpunkt auf Büroorganisation, Dokumentenverwaltung und Administration
Stockholm
Profil
Zuverlässige und strukturierte Bürosachbearbeiterin mit umfassender Praxis in der täglichen Büroorganisation, Rechnungsabwicklung und Terminkoordination in dynamischen Unternehmensumfeldern.
Gewissenhaft im Umgang mit Dokumenten und Daten, geübt in moderner digitaler Administration und geschätzt für eine vorausschauende sowie serviceorientierte Arbeitsweise.
Berufserfahrung
Nordic Logistik Partner AB
Stockholm
Bürosachbearbeiterin
Apr. 2019 – Heute
- Eigenverantwortliche Organisation des Bürobetriebs für eine Abteilung mit 45 Mitarbeitenden einschließlich Materialbeschaffung und Bestandsführung.
- Koordination von Terminkalendern, internen Besprechungen sowie Geschäftsreisen inklusive detaillierter Reisekostenabrechnungen.
- Prüfung und Vorkontierung von monatlich rund 180 Eingangsrechnungen sowie Abstimmung mit der zentralen Finanzbuchhaltung.
- Digitalisierung des bisherigen physischen Dokumentenarchivs und Einführung einer standardisierten Ablagestruktur im Dokumentenmanagementsystem.
Mälaren Konsult AB
Stockholm
Büroassistentin
Sept. 2013 – März 2019
- Bearbeitung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Entgegennahme von Telefonaten und Weiterleitung von Kundenanfragen.
- Erstellung von Präsentationsunterlagen, Besprechungsprotokollen und statistischen Monatsberichten mit MS Excel und PowerPoint.
- Empfang und Betreuung externer Kunden, Gäste und Dienstleister bei Kundenterminen und Fachveranstaltungen.
Fenix Handelsbolag
Stockholm
Kaufmännische Angestellte
März 2008 – Aug. 2013
- Unterstützung des kaufmännischen Teams bei der Auftrags- und Lieferscheinerfassung in Warenwirtschaftssystemen.
- Führung des allgemeinen Posteingangs und Postausgangs sowie termingerechte Ablage vertraulicher Kundendateien.
- Pflege von Stammdaten und Bearbeitung von Reklamationsunterlagen.
Ausbildung
Frans Schartaus Handelsinstitut
Berufshochschuldiplom (Yrkeshögskoleexamen) · Büroorganisation und Betriebswirtschaftliche Administration · Stockholm · Väl godkänd (Sehr gut) · Aug. 2004 – Juni 2006
Zweijährige praxisorientierte Ausbildung mit Schwerpunkten auf betrieblicher Verwaltung, Korrespondenz, digitalem Datenmanagement und vorbereitender Buchführung.
Projekte
Umstellung auf papierarmes Ablagesystem
März 2022 – Sept. 2022
- Planung und Umsetzung einer einheitlichen Ordnerstruktur und Namenskonvention für über 8.000 Geschäftsunterlagen zur Steigerung der Auffindbarkeit.
- Erstellung einer kompakten Benutzeranleitung und Durchführung kurzer Einführungsworkshops für die Mitarbeitenden.
Kenntnisse und Fähigkeiten
Büroorganisation
Dokumentenmanagement
Terminkoordination
Vorbereitende Buchhaltung
Rechnungsprüfung
Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
Reisekostenabrechnung
Postbearbeitung und Registratur
Datenpflege
Besucherempfang
Sprachen
Schwedisch
C2
Englisch
C1
Deutsch
B2
Zertifikate
Zertifizierte Fachkraft für Büroorganisation
Sveriges Företagsutbildning · Mai 2021
Microsoft Office Specialist: Excel Expert
Microsoft Certified Professional · Nov. 2018
Ehrenamtliche Tätigkeit
Kvartersföreningen Hammarby
Stockholm · Jan. 2017 – Dez. 2024
- Schriftführerin
- Übernahme administrativer Aufgaben für den Verein, darunter Mitgliederverwaltung, Versand von Einladungen und Protokollführung bei Jahreshauptversammlungen.