Julien Mercier
Bürosekretär | Administrative Koordination & Office Management
Toulouse
Profil
Strukturierter Bürosekretär mit fundierter Erfahrung in der organisatorischen und administrativen Unterstützung mittelständischer Unternehmen. Versiert in Terminplanung, Aktenverwaltung, digitaler Dokumentenlenkung sowie verlässlicher Korrespondenz in mehrsprachigen Arbeitsumfeldern.
Berufserfahrung
Aerovox Conseil
Toulouse
Bürosekretär und Teamassistenz
März 2019 – Heute
- Koordination des täglichen Bürobetriebs, Entgegennahme von Telefonaten sowie Empfang und Betreuung von Mandanten und externen Besuchern.
- Verwaltung von Kalendern, Reiseplanungen und Terminkoordination für ein Beraterteam von 18 Mitarbeitenden.
- Erstellung und Formatierung von Berichten, vertraulichen Gutachten und Präsentationsunterlagen in Microsoft 365.
- Vorbereitung von Rechnungsunterlagen, Prüfung von Belegen und Abstimmung mit der externen Buchhaltung.
Pyrenis Médias & Édition
Toulouse
Sekretär der Geschäftsleitung
Aug. 2013 – Feb. 2019
- Führung des Sekretariats der Verlagsleitung inklusive Postbearbeitung, E-Mail-Korrespondenz und Aktenverwaltung.
- Planung, Organisation und Protokollierung von wöchentlichen Redaktions- und Vorstandssitzungen.
- Pflege der Verlags- und Kontaktdatenbanken sowie Beschaffung von Büromaterialien und Koordination von Dienstleistern.
Occitanie Logistique Services
Toulouse
Kaufmännischer Büroassistent
Jan. 2008 – Juli 2013
- Erledigung der allgemeinen Bürokorrespondenz, Erstellung von Lieferscheinübersichten und Frachtunterlagen.
- Digitalisierung und systematische Archivierung von Frachtbriefen und administrativen Dokumenten.
- Betreuung der Telefonzentrale und Weiterleitung von Kundenanliegen an die zuständigen Fachabteilungen.
Ausbildung
Lycée Ozenne
Brevet de Technicien Supérieur (BTS) · Büro- und Direktionsassistenz (BTS Support à l'action managériale) · Toulouse · Bien · Sept. 2005 – Juni 2007
Schwerpunkte in administrativer Koordination, mehrsprachiger Geschäftskommunikation und angewandter Büroorganisation.
Projekte
Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
Apr. 2021 – Nov. 2021
- Strukturierung und Überführung von 12.000 Papierakten in ein cloudbasiertes Archivierungssystem innerhalb des Projektzeitplans.
- Erstellung eines benutzerfreundlichen Leitfadens zur Nomenklatur und Einweisung von 25 Kolleginnen und Kollegen in die Ablagestruktur.
Kenntnisse & Fähigkeiten
Büroorganisation
Terminkoordination
Geschäftskorrespondenz
Microsoft Office 365
Dokumentenmanagement
Empfangs- und Telefondienst
Rechnungs- und Belegprüfung
Protokollführung
Reise- und Veranstaltungsplanung
Datenbankpflege
Sprachen
Französisch
C2
Deutsch
B2
Englisch
B2
Zertifikate
TOSA Office Zertifizierung (Excel & Word)
Isograd · Apr. 2022
Zertifikatslehrgang Digitale Bürokoordination
Afpa Toulouse · Nov. 2019
Ehrenamtliches Engagement
Association Culturelle Garonne
Toulouse · Okt. 2018 – Mai 2024
- Ehrenamtlicher Schriftführer
- Verfassen der Sitzungsprotokolle und Führung des offiziellen Vereinsregisters für über 140 Mitglieder.
- Unterstützung bei der Organisation von Lesungen und kulturellen Fachtagungen in Toulouse.