Lukas Meier
Zuverlässiger Office Assistant mit fundierter kaufmännischer Praxis in Basel
Basel
Profil
Verlässlicher und dienstleistungsorientierter Office Assistant mit abgeschlossener kaufmännischer Grundbildung (EFZ) und mehrjähriger Berufspraxis in der Administration mittlerer Dienstleistungsunternehmen. Versiert in der Büroorganisation, der digitalen Termin- und Reiseplanung sowie der professionellen Kommunikation auf Deutsch, Englisch und Französisch.
Berufserfahrung
RhineLogistics AG
Basel
Office Assistant & Sachbearbeiter Administration
Sept. 2021 – Heute
- Koordination des zentralen Empfangs, Empfang von rund 40 Geschäftspartnern und Kunden pro Woche sowie Weiterleitung an die Fachbereiche
- Selbständige Organisation und Vorbereitung von internen Meetings, Geschäftsleitungssitzungen sowie Betreuung der Raum- und Medientechnik
- Bearbeitung des täglichen Post- und E-Mail-Verkehrs inklusive Zuweisung in das digitale Dokumentenmanagementsystem
- Verwaltung und Nachbestellung von Büromaterial und Verbrauchsgütern bei externen Lieferanten mit einem monatlichen Budgetrahmen von 8'000 CHF
- Unterstützung der Buchhaltung bei der Prüfung und Vorerfassung von rund 150 Kreditorenrechnungen monatlich in SAP
Helvetia Tech Solutions GmbH
Basel
Junior Büroassistent
Aug. 2017 – Aug. 2021
- Führung des internen Telefondienstes in Deutsch, Französisch und Englisch sowie kompetente Auskunftserteilung bei Kundenanfragen
- Erstellung von Protokollen, Serienbriefen und Präsentationsunterlagen für Projektleiter und Teammitglieder nach Vorlage
- Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Spesenabrechnungen für das 15-köpfige Beratungsteam
- Pflege der Kundendaten und Adressverzeichnisse im firmeneigenen CRM-System sowie Ablageverwaltung gemäss Datenschutzrichtlinien
Ausbildung
Handelsschule KV Basel
Kaufmann EFZ · Kaufmännische Grundbildung (Profil E, Dienstleistung und Administration) · Basel · 5.2 · Aug. 2014 – Juli 2017
Abschluss der dreijährigen kaufmännischen Berufslehre mit Schwerpunkt Administration, Korrespondenz, Rechnungswesen und Kundenkontakt.
Projekte
Einführung digitales Dokumentenmanagement
Okt. 2022 – Apr. 2023
- Leitung der administrativen Umstellung von physischen Personal- und Kundenakten auf ein digitales Archivsystem für rund 60 Mitarbeitende
- Erstellung eines standardisierten Benutzerhandbuchs und Schulung des Sekretariatsteams in den neuen Ablageprozessen
Fachkompetenzen
Office-Management
Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Terminkoordination & Reiseplanung
Kreditorenerfassung
Empfang & Gästebetreuung
Telefonzentrale & Korrespondenz
Dokumenten- und Ablagemanagement
SAP ERP (Grundfunktionen)
Bestellwesen & Inventur
Sprachkenntnisse
Deutsch
C2
Englisch
B2
Französisch
B1
Zertifikate & Weiterbildung
Zertifikat Office Management
SGO Business School · Mai 2023
ECDL Profile (Erweiterte Büroanwendungen)
ECDLE Switzerland · Nov. 2019
Freiwilliges Engagement
Basler Sportclub Rot-Weiss
Basel · Apr. 2019 – Heute
- Ehrenamtlicher Spielsekretär
- Koordination von Schiedsrichteransetzungen und Raumreservationen für Heimspiele sowie administrative Unterstützung des Vorstandes