Sabine Mertens
Office Administrator | Organisation, vorbereitende Buchhaltung & Bürokommunikation
Berlin
Profil
Organisationsstarke und zuverlässige Kauffrau für Büromanagement mit mehrjähriger Praxis in der eigenverantwortlichen Steuerung von Büroabläufen mittelständischer Unternehmen. Versiert in vorbereitender Buchhaltung, Terminkoordination und der Digitalisierung administrativer Prozesse mit ausgeprägter Serviceorientierung für Teams und Geschäftsleitung.
Berufserfahrung
Veltis Medien & Logistik GmbH
Berlin
Office Administrator
Nov. 2019 – Heute
- Koordination des gesamten Bürobetriebs für 65 Beschäftigte inklusive Beschaffungswesen, Fuhrpark- und Lieferantenmanagement.
- Vorbereitende Buchhaltung, Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Klärung von Zahlungsdifferenzen im ERP-System.
- Organisation von internen Team-Meetings, monatlichen Standort-Events und Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung.
- Einführung eines digitalen Ablagesystems, wodurch Suchzeiten bei Kundenverträgen um rund 40 Prozent gesenkt werden konnten.
Kranich & Wendt Ingenieurbüro PartGmbB
Berlin
Bürosachbearbeiterin
März 2014 – Okt. 2019
- Verwaltung des Sekretariats und Empfangs sowie Betreuung von Kundschaft, Partnerbüros und Bewerbern vor Ort und per Telefon.
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung für die dreiköpfige Geschäftsführung unter Berücksichtigung enger Projektfristen.
- Erstellung und Formatierung von technischen Berichten, Protokollen und Präsentationsunterlagen nach Corporate-Design-Standards.
- Pflege der Stammdaten von Subunternehmern und Nachverfolgung projektbezogener Rechnungsfreigaben.
Trendware Vertriebsservice OHG
Berlin
Assistentin Office Management
Sept. 2010 – Feb. 2014
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie zentrale Post- und E-Mail-Verwaltung.
- Bestellwesen für Büromaterial, Verhandlung von Rahmenkonditionen mit Stammhändlern und Inventarüberwachung.
- Unterstützung der Personalabteilung bei Zeiterfassung, Krankmeldungen und Vorbereitung von Onboarding-Mappen für neue Teammitglieder.
Ausbildung
Oberstufenzentrum Wirtschaft und Verwaltung Berlin
Kauffrau für Bürokommunikation (IHK) · Bürokommunikation und kaufmännische Verwaltung · Berlin · Gut (2,0) · Aug. 2001 – Juni 2004
Schwerpunkte in computergestützter Büroorganisation, Geschäftskorrespondenz, Auftragsbearbeitung und personalwirtschaftlichen Grundlagen.
Projekte
Umstellung auf papierloses Dokumentenmanagement
Okt. 2022 – Mai 2023
- Auswahl und unternehmensweite Einführung einer digitalen Lösung zur Belegerfassung und Genehmigung.
- Erstellung von Schulungsleitfäden für Mitarbeitende und Durchführung interner Einführungsworkshops.
Fähigkeiten
Büroorganisation
Termin- und Reisemanagement
Vorbereitende Buchhaltung
Rechnungsprüfung
Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams)
Digitales Dokumentenmanagement (DMS)
Lieferantenbetreuung
Empfang und Telefonzentrale
Geschäftskorrespondenz
Onboarding-Koordination
Sprachkenntnisse
Deutsch
C2
Englisch
B2
Zertifikate
Zertifizierte Datenschutzbeauftragte (IHK)
IHK Berlin · Apr. 2021
Professionelles Travel- und Eventmanagement
Haufe Akademie · Sept. 2018
Ehrenamtliches Engagement
Bürgerforum Berlin-Lichtenberg e.V.
Berlin · Apr. 2017 – Heute
- Schriftführerin
- Unterstützung des Vorstands bei Mitgliederverwaltung, Einladungsversand und Sitzungsprotokollen.
- Mitorganisation jährlicher Benefizveranstaltungen und Betreuung der Informationsstände vor Ort.