Niklas Lindberg
Office Manager | Standortkoordination, Facility Management und Prozessoptimierung
Malmo
Profil
Strukturierter Office Manager mit langjähriger Praxis in der Leitung des täglichen Bürobetriebs, der Steuerung externer Dienstleister und der administrativen Standortverwaltung.
Erfahren in Workplace Management, Budgetverantwortung für Betriebsausgaben und der Organisation moderner Arbeitsumgebungen für wachsende Teams.
Berufserfahrung
Vanguardia Nordic AB
Malmo
Office Manager
März 2021 – Heute
- Leitung des gesamten Büro- und Facility-Betriebs an einem Standort mit rund 95 Arbeitsplätzen.
- Neuverhandlung von Rahmenverträgen mit Reinigungs-, IT- und Cateringdienstleistern mit einer laufenden Kostenreduktion von 12 Prozent.
- Einführung eines digitalen Besuchermanagements und Weiterentwicklung betrieblicher Sicherheitsstandards.
- Organisation von internen Firmenveranstaltungen, Workshops und standortweiten Teamevents.
Kallio Logistix Sweden
Malmo
Assistant Office Manager
Aug. 2015 – Feb. 2021
- Verantwortung für Bürobedarfsbeschaffung, Fuhrparkkoordination und Reisemanagement für 60 Beschäftigte.
- Zentrale Schnittstelle für externe Handwerksbetriebe, Gebäudeverwaltung und Instandhaltung.
- Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter durch Arbeitsplatzvorbereitung und Ausweiserstellung.
Oresund Business Services HB
Malmo
Büro- und Empfangskoordinator
Juni 2011 – Juli 2015
- Betreuung des Empfangsbereichs, der Telefonzentrale und des zentralen Posteingangs.
- Koordination der Konferenzraumbuchungen sowie Bewirtung bei Kunden- und Vorstandsterminen.
Ausbildung
Malmö universitet
Kandidatexamen (Bachelor of Science) · Betriebswirtschaftslehre und Organisation · Malmo · Väl godkänd · Sept. 2006 – Juni 2009
Schwerpunkte in betrieblicher Organisation, Beschaffungsmanagement und angewandter Unternehmensführung.
Projekte
Büroumbau und Standortkonsolidierung Malmö
Apr. 2022 – Nov. 2022
- Koordination der räumlichen Zusammenlegung zweier Büroetagen in ein modernes Open-Space-Konzept für 95 Mitarbeitende ohne Betriebsunterbrechung.
- Steuerung der Ausschreibungsprozesse für Büromobiliar und Umzugslogistik im Rahmen des vorgegebenen Budgets.
Kompetenzen
Office Management
Facility Management
Lieferantensteuerung
Budgetüberwachung
Veranstaltungsorganisation
Arbeitssicherheit & Brandschutz
Einkauf & Beschaffungswesen
Reisemanagement
Microsoft 365 (Excel, SharePoint, Teams)
Sprachen
Schwedisch
C2
Deutsch
C1
Englisch
C1
Zertifikate
Zertifizierter Facility Manager
Nordic Real Estate & Facilities Institute · Nov. 2019
Betrieblicher Brandschutz- und Evakuierungsbeauftragter
Räddningstjänsten Syd · Apr. 2024
Ehrenamtliches Engagement
Fritidsföreningen Framtid Malmö
Malmo · Jan. 2018 – Dez. 2023
- Kassenprüfer und Vereinsunterstützer
- Unterstützung bei der Organisation lokaler Quartiersfeste und Prüfung der internen Kassenberichte.