Sofía Valdés
Asistente virtual sénior y especialista en soporte ejecutivo remoto
Ottawa
Perfil profesional
Asistente virtual sénior con amplia trayectoria en soporte ejecutivo de alto nivel, coordinación de proyectos descentralizados y optimización de flujos de trabajo administrativos para directores corporativos en entornos internacionales remotos.
Especializada en la implementación de herramientas de productividad en la nube, gestión proactiva de calendarios complejos, conciliación financiera preliminar y elaboración de procesos operativos estandarizados.
Experiencia laboral
Kestrel Operations Hub
Ottawa, Ontario, Canadá
Asistente virtual sénior y líder de operaciones remotas
mar 2021 – Actualidad
- Supervisión y soporte operativo para tres directores ejecutivos de firmas tecnológicas, coordinando agendas complejas en múltiples zonas horarias y gestionando más de 80 reuniones semanales.
- Implementación de tableros de control en Asana y ClickUp que redujeron el tiempo de seguimiento de entregables internos en un 35%.
- Administración centralizada de comunicaciones estratégicas, filtrado de bandejas de entrada corporativas y redacción de correspondencia confidencial.
- Coordinación logística integral de viajes de negocios internacionales, conferencias y eventos virtuales para equipos distribuidos.
NorthPoint Executive Support
Ottawa, Ontario, Canadá
Asistente ejecutiva virtual
jun 2017 – feb 2021
- Gestión integral de calendarios, preparación de actas de directorio y elaboración de presentaciones ejecutivas mensuales en PowerPoint y Google Slides.
- Conciliación de informes de gastos y procesamiento mensual de facturas de proveedores utilizando QuickBooks Online y Dext.
- Automatización de flujos de trabajo entre Gmail, Slack y HubSpot mediante Zapier, eliminando tareas manuales repetitivas.
- Mantenimiento y actualización continua de bases de datos de clientes corporativos en Salesforce.
Solstice Media Partners
Ottawa, Ontario, Canadá
Asistente administrativa remota
ago 2014 – may 2017
- Atención y canalización de correspondencia comercial, programación de llamadas con clientes y soporte en la organización de archivos digitales en Google Drive.
- Redacción y corrección de boletines informativos semanales y comunicados de prensa en plataformas de correo masivo.
- Apoyo en la transcripción de entrevistas y archivo digital de materiales de prensa para el equipo editorial.
Educación
Algonquin College
Diploma de Educación Superior · Administración de Empresas y Gestión de Oficinas · Ottawa, Ontario, Canadá · Con honores · sept 2011 – abr 2013
Formación centrada en gestión administrativa, comunicación corporativa bilingüe, procesamiento de datos y contabilidad básica aplicada a entornos empresariales.
Proyectos seleccionados
Estandarización de procesos operativos remotos
abr 2023 – nov 2023
- Diseño y despliegue de una base de conocimiento interna con más de 60 procedimientos operativos estandarizados (SOPs), facilitando la incorporación remota de personal independiente.
- Estandarización de plantillas de comunicación externa y protocolos de seguimiento que redujeron la duplicación de consultas en un 40%.
Habilidades técnicas
Gestión de agenda ejecutiva
Asana
ClickUp
Google Workspace
Microsoft 365
QuickBooks Online
Automatización con Zapier
HubSpot CRM
Organización de viajes internacionales
Redacción corporativa bilingüe
Idiomas
Español
C2
Inglés
C2
Francés
B2
Certificaciones
Certified Associate in Project Management (CAPM)
Project Management Institute · may 2024
Asana Workflow Specialist Certificate
Asana · nov 2022
Voluntariado
Red Cultural Hispana de Ottawa
Ottawa, Ontario, Canadá · ene 2022 – dic 2024
- Coordinadora voluntaria de eventos virtuales
- Coordinación logística de talleres en línea y gestión de inscripciones para más de 200 participantes por evento.
- Organización del calendario de voluntarios y soporte administrativo en la difusión de actividades culturales.