Elena Morales
Administradora de Oficina | Gestión Operativa, Servicios Generales y Soporte Ejecutivo
Berlin
Perfil Profesional
Administradora de oficina con sólida trayectoria en la coordinación operativa de instalaciones, gestión de compras y soporte administrativo general para entornos corporativos dinámicos. Destacada capacidad organizativa para coordinar servicios auxiliares, optimizar flujos documentales y asegurar un entorno de trabajo funcional para plantillas de más de 100 colaboradores.
Experiencia Laboral
NordicVentures Solutions GmbH
Berlin
Administradora de Oficina
mar 2020 – Actualidad
- Supervisión del funcionamiento diario de dos plantas de oficinas en Mitte que albergan a más de 120 empleados, garantizando el suministro continuo de insumos y servicios generales.
- Coordinación y negociación de contratos de mantenimiento, limpieza, seguridad y aprovisionamiento con más de 15 proveedores externos, reduciendo costes operativos en un 12%.
- Gestión integral de la agenda directiva, reservas de viajes corporativos y logística para reuniones trimestrales de la junta directiva y clientes internacionales.
- Liderazgo en la transición interna de registros físicos a un entorno de archivo digital seguro en Microsoft SharePoint, mejorando los tiempos de búsqueda en un 35%.
Spreetal Logistik Dienste GmbH
Berlin
Asistente de Administración y Recepción
ago 2014 – feb 2020
- Gestión del flujo documental de facturación recibida, emisión de órdenes de compra y apoyo al departamento de contabilidad en el cuadre mensual de gastos menores.
- Organización de la recepción de visitantes y atención centralizada de correspondencia física y electrónica en alemán, español e inglés.
- Coordinación de los procesos de incorporación física y asignación de puestos para 45 nuevas contrataciones anuales en estrecha colaboración con recursos humanos.
Educación
IES Clara del Rey
Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas · Administración y Gestión Empresarial · Madrid, España · Notable (8.6) · sept 2003 – jun 2005
Formación integral en contabilidad básica, gestión de tesorería, correspondencia comercial y procedimientos de soporte administrativo conforme a la normativa europea.
Proyectos Administrativos
Reubicación y Acondicionamiento de Sede Corporativa
may 2023 – sept 2023
- Planificación y ejecución integral del traslado de mobiliario, equipos y personal hacia una nueva sede de 1.400 m² sin interrupción de las operaciones comerciales durante la jornada hábil.
- Gestión del inventario de activos fijos y supervisión de contratistas de cableado y suministros durante un plazo estricto de ocho semanas.
Competencias Profesionales
Gestión de instalaciones (Facility Management)
Administración de compras y proveedores
Microsoft Office 365 y SharePoint
Facturación y gestión de gastos menores
Organización de viajes y eventos corporativos
Archivo y gestión documental digital
Atención y recepción bilingüe
Cumplimiento del RGPD en oficinas
Idiomas
Español
C2
Alemán
C1
Inglés
B2
Certificaciones
Certificación en Gestión Documental y Archivo Digital
TÜV Rheinland Akademie · abr 2022
Especialista en Protección de Datos en Entornos de Oficina (RGPD)
Industrie- und Handelskammer (IHK) Berlin · nov 2024
Voluntariado
Asociación Cultural Ibero-Berlinesa e.V.
Berlin · ene 2021 – dic 2025
- Coordinadora de Logística Voluntaria
- Organización del registro de asistentes, material didáctico y soporte logístico en eventos comunitarios mensuales para más de 80 participantes.