Valérie Laurent
Office Administrator polyvalente | Gestion administrative, comptabilité préparatoire et organisation de bureau
Berlin
Profil professionnel
Gestionnaire administrative rigoureuse et organisée, dotée d'une solide expérience au sein de structures de services et d'agences à Berlin. Spécialisée dans la comptabilité préparatoire, la coordination logistique des locaux et l'optimisation des flux documentaires internes.
Habituée aux environnements professionnels multiculturels, apportant un sens aigu du service, de la confidentialité et de la gestion transversale des priorités au service des équipes et de la direction.
Expérience professionnelle
Kranich Media Solutions GmbH
Berlin, Allemagne
Office Administrator
août 2021 – Aujourd’hui
- Coordination quotidienne du fonctionnement administratif d'une agence de 65 collaborateurs, incluant l'approvisionnement en fournitures et l'accueil des clients.
- Gestion de la comptabilité préparatoire sur DATEV, vérification de 120 factures fournisseurs mensuelles et suivi rigoureux des relances clients.
- Organisation logistique des déplacements professionnels, des séminaires d'entreprise et des réunions du comité de direction.
- Supervision des contrats de maintenance des locaux, des prestataires de nettoyage et des équipements informatiques de bureau.
SpreeVektor Logistik KG
Berlin, Allemagne
Assistante administrative et d'exploitation
mars 2016 – juil. 2021
- Prise en charge de la gestion documentaire interne, du traitement du courrier entrant et de la flotte de téléphones mobiles de 40 salariés.
- Mise à jour des dossiers du personnel, suivi des congés payés et transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable.
- Optimisation du système d'archivage numérique des dossiers clients, réduisant le temps de recherche documentaire de 25 pour cent.
- Accueil physique et téléphonique multilingue pour les partenaires internationaux en allemand, français et anglais.
Berolina Treuhand Beratung GmbH
Berlin, Allemagne
Secrétaire administrative
sept. 2012 – févr. 2016
- Rédaction de la correspondance administrative, mise en page des rapports financiers et préparation des dossiers d'audit pour les associés.
- Gestion des agendas partagés sous Microsoft Outlook, planification des salles de conférence et commande des déjeuners de travail.
- Saisie des écritures de dépenses courantes et contrôle des notes de frais selon la réglementation fiscale allemande.
Formation
Oberstufenzentrum Bürowirtschaft II Berlin
Formation professionnelle duale (Kauffrau für Büromanagement) · Gestion d'entreprise et administration commerciale · Berlin, Allemagne · Bien (Gut) · sept. 2002 – juin 2005
Formation polyvalente axée sur la correspondance commerciale, la comptabilité préparatoire, l'accueil des visiteurs et l'organisation logistique d'entreprises de services.
Projets récents
Dématérialisation et archivage numérique des dossiers d'entreprise
oct. 2022 – avr. 2023
- Conduite de la transition vers un système de gestion électronique des documents (GED) et numérisation de 8 années d'archives papier.
- Élaboration d'un guide des procédures internes et animation de sessions de prise en main pour l'ensemble des équipes opérationnelles.
Compétences professionnelles
Gestion administrative de bureau
Comptabilité préparatoire
Logiciel DATEV
Suite Microsoft 365
Gestion documentaire et GED
Planification d'événements d'entreprise
Gestion des notes de frais
Relations fournisseurs et achats généraux
Accueil et standard téléphonique
Gestion des calendriers et des déplacements
Langues
Français
C2
Allemand
C1
Anglais
B2
Certifications
Certificat de gestionnaire administrative de bureau (Fachkraft für Büro- und Projektorganisation)
IHK Berlin · mai 2021
Certification en gestion documentaire et archivage numérique
TÜV Rheinland Akademie · nov. 2018
Engagement associatif
Entraide Franco-Allemande de Berlin
Berlin, Allemagne · janv. 2019 – déc. 2025
- Secrétaire bénévole
- Accueil des familles, organisation du standard téléphonique bénévole et gestion des plannings de permanences hebdomadaires.
- Rédaction des comptes-rendus de réunions de l'assemblée générale et tenue des inventaires de matériel associatif.