Sophie Lemaire
Adjointe virtuelle senior | Coordination exécutive et optimisation des opérations
Ottawa
Profil professionnel
Adjointe virtuelle bilingue chevronnée cumulant une solide trajectoire dans le soutien aux cadres exécutifs, la gestion proactive d'agendas complexes et l'optimisation des flux de travail administratifs pour équipes distribuées.
Reconnue pour sa rigueur organisationnelle, sa maîtrise avancée des plateformes collaboratives infonuagiques et sa capacité à structurer des processus opérationnels efficaces et sécurisés.
Expérience professionnelle
Nordique Solutions Affaires
Ottawa
Adjointe virtuelle exécutive
avr. 2021 – Aujourd’hui
- Supervision administrative globale et gestion d'agendas pour quatre directeurs exécutifs répartis sur trois fuseaux horaires.
- Conception et automatisation des processus de facturation et de suivi de dossiers via QuickBooks et Zapier, réduisant le temps de traitement de 35 %.
- Gestion rigoureuse des correspondances officielles, rédaction de procès-verbaux de comités de direction et organisation de 60 réunions virtuelles d'envergure par an.
- Coordination logistique complète de déplacements d'affaires complexes incluant itinéraires, réservations et reddition de comptes bilingue.
Synergie Virtuelle Est
Ottawa
Adjointe administrative virtuelle principale
août 2017 – mars 2021
- Prise en charge du soutien administratif délégué pour un portefeuille de huit PME clientes dans des secteurs variés.
- Mise en place d'une structure centralisée de gestion des flux de travail sur Asana, améliorant le respect des échéances contractuelles de 25 %.
- Gestion du service à la clientèle par courriel et messagerie instantanée avec un taux de satisfaction documenté de 98 % sur 1 200 requêtes annuelles.
- Mise à jour régulière de bases de données de contacts et production de rapports opérationnels hebdomadaires.
Cabinet Conseil Verval
Ottawa
Adjointe administrative de bureau
juin 2013 – juill. 2017
- Traitement des flux de correspondance bilingues, révision linguistique de propositions commerciales et préparation des dossiers clients.
- Tenue des registres d'achats de fournitures et assistance à la facturation mensuelle sur logiciel comptable interne.
- Organisation des réunions d'équipe internes et tenue des procès-verbaux hebdomadaires.
Formation académique
Collège La Cité
Diplôme d'études collégiales (DEC) · Administration des affaires - Gestion de bureau · Ottawa, ON · Mention d'excellence · sept. 2010 – mai 2013
Programme axé sur les technologies de bureau, la rédaction administrative bilingue, la comptabilité élémentaire et la gestion documentaire.
Projets clés
Refonte de l'espace documentaire collaboratif
sept. 2022 – févr. 2023
- Planification et déploiement d'une architecture documentaire infonuagique sur Google Workspace et Notion pour une équipe de 15 consultants distants.
- Rédaction d'un manuel de procédures administratives internes et formation des collaborateurs aux conventions de classement et aux protocoles de sécurité.
Compétences professionnelles
Gestion d'agendas complexes
Coordination de voyages d'affaires
Microsoft 365 et SharePoint
Google Workspace
Gestion de projets (Asana, Trello)
Automatisation de flux (Zapier)
Rédaction administrative bilingue
Tenue de livres et QuickBooks
Rédaction de procès-verbaux
Organisation d'événements virtuels (Zoom, Teams)
Langues
Français
C2
Anglais
C1
Certifications
Certification Professionnelle d'Adjoint Virtuel (VAP)
Association Canadienne des Professionnels Virtuels · nov. 2019
Spécialiste Microsoft Office (MOS) Expert
Microsoft · mai 2018
Engagement bénévole
Réseau d'Entraide Communautaire d'Ottawa
Ottawa · janv. 2020 – déc. 2023
- Coordonnatrice administrative bénévole
- Coordination bénévole des horaires de distribution et gestion des listes de bénévoles pour les campagnes alimentaires saisonnières.
- Gestion des communications électroniques et traitement des formulaires d'adhésion pour plus de 200 membres et donateurs.