Astrid Lindqvist
Employée administrative qualifiée en gestion documentaire et organisation de bureau
Stockholm
Profil professionnel
Employée administrative rigoureuse et organisée, forte d'une solide expérience dans le traitement documentaire, l'accueil professionnel et la coordination quotidienne des opérations de bureau au sein d'environnements multiservices.
Reconnue pour sa précision dans la saisie des données, son efficacité dans la gestion des flux d'information et sa capacité à maintenir des systèmes de classement clairs et fiables.
Expérience professionnelle
Nordic Logistik Partner AB
Stockholm, Suède
Employée administrative principale
mars 2020 – Aujourd’hui
- Réception et numérisation de plus de 150 documents administratifs et factures par jour dans le système de gestion documentaire interne.
- Coordination des approvisionnements en fournitures de bureau et suivi rigoureux des bons de commande avec les fournisseurs.
- Accueil physique des visiteurs et gestion des lignes téléphoniques standard avec orientation vers les services concernés.
- Mise à jour hebdomadaire des registres du personnel et classement sécurisé des dossiers administratifs.
Mälaren Fastighetsförvaltning
Stockholm, Suède
Employée de bureau
sept. 2014 – févr. 2020
- Traitement des demandes locatives, tri et ventilation du courrier postal et électronique quotidien.
- Saisie des données contractuelles dans le logiciel ERP et vérification de la conformité des pièces justificatives.
- Organisation logistique des réunions de copropriété et préparation des dossiers de séance.
Svea Kontorstjänst
Stockholm, Suède
Adjointe administrative
févr. 2010 – août 2014
- Gestion de la correspondance courante, frappe de courriers administratifs et tenue de l'agenda partagé.
- Archivage physique et électronique des dossiers clients conformément aux normes internes de confidentialité.
Formation
Stockholms Internationella Handelsskola
Diplôme professionnel de l'enseignement supérieur (Yrkeshögskoleexamen) · Administration et gestion d'entreprise · Stockholm, Suède · Mention bien · août 2003 – juin 2005
Formation axée sur la gestion administrative, la correspondance commerciale, la comptabilité de base et la gestion informatisée des bases de données de bureau.
Projets administratifs
Transition vers l'archivage numérique interne
janv. 2022 – nov. 2022
- Planification et numérisation de l'ensemble des dossiers papier de l'entreprise, réduisant le temps de recherche documentaire interne.
- Mise en place d'une nomenclature de classement standardisée partagée par les équipes administratives et logistiques.
Compétences
Gestion documentaire et archivage
Traitement de texte et tableurs
Accueil physique et téléphonique
Correspondance administrative
Saisie et contrôle des données
Gestion des fournitures de bureau
Organisation de réunions et agendas
Facturation de premier niveau
Rapprochement des bons de commande
Gestion des courriers entrants et sortants
Langues
Suédois
C2
Français
C1
Anglais
B2
Certifications
Certification bureautique avancée et gestion électronique des documents
Lexicon Stockholm · mai 2021
Engagement associatif
Solidarité Solna Entraide
Stockholm, Suède · sept. 2021 – juin 2024
- Bénévole administrative et logistique
- Aide à la rédaction de courriers administratifs et formalités en ligne pour des résidents du quartier.
- Tri, inventaire et distribution hebdomadaire des colis alimentaires aux familles soutenues par l'association.