Matteo Rossi
Office Manager esperto in gestione delle facility e processi amministrativi
Malmo
Profilo Professionale
Office Manager con solida esperienza nell'organizzazione dei servizi generali, nella gestione delle strutture e nell'ottimizzazione dei flussi amministrativi per realtà aziendali in crescita. Competente nel coordinamento di fornitori, nel controllo dei costi operativi e nella creazione di ambienti di lavoro efficienti e sicuri.
Esperienza Lavorativa
Kallan Nordic Solutions AB
Malmo
Office Manager
mar 2021 – Presente
- Supervisione quotidiana dei servizi generali per una sede di oltre 140 dipendenti, garantendo la continuità operativa di spazi di lavoro, reception e sale riunioni.
- Negoziazione e rinnovo degli accordi quadro con fornitori di servizi di pulizia, manutenzione ordinaria, catering e cancelleria, riducendo le spese operative del 12%.
- Coordinamento del comitato per la salute e sicurezza sul lavoro (SAM), curando l'aggiornamento dei protocolli di evacuazione e la conformità ergonomica.
- Gestione del budget operativo annuale per le facility, monitorando scostamenti mensili e approvando ordini di acquisto.
Öresund Logistikpartner AB
Malmo
Coordinatore Amministrativo e Ufficio
mag 2016 – feb 2021
- Amministrazione operativa dell'ufficio centrale e supporto logistico per un organico di 80 persone, gestendo la corrispondenza e gli accessi aziendali.
- Implementazione di un sistema digitale di prenotazione degli spazi e tracciamento delle scorte di materiale d'ufficio, dimezzando i tempi di riordino.
- Pianificazione e organizzazione logistica di assemblee societarie, seminari interni e trasferte per i dirigenti di reparto.
Skåne Media Hub
Malmo
Assistente di Ufficio
set 2012 – apr 2016
- Accoglienza dei clienti, gestione del centralino e coordinamento delle spedizioni postali e corrieri.
- Supporto alla redazione e archiviazione documentale dei contratti di fornitura e delle schede presenze del personale.
- Monitoraggio dello stato delle attrezzature d'ufficio e coordinamento degli interventi di manutenzione tecnica.
Istruzione e Formazione
Università di Lund
Laurea Triennale · Scienze dell'Amministrazione e Gestione Aziendale · Lund, Svezia · 106/110 · set 2006 – giu 2009
Formazione focalizzata su organizzazione aziendale, gestione delle risorse umane, logistica d'ufficio e contabilità di base.
Progetti Rilevanti
Riorganizzazione e Trasferimento Sede Kallan
gen 2023 – ago 2023
- Pianificazione logistica e supervisione del trasloco di 140 postazioni operative verso un nuovo immobile a Malmö, completato in tre giorni senza interruzioni di servizio.
- Coordinamento di installatori IT, ditte di trasloco e arredatori per l'allestimento ergonomico degli ambienti.
Competenze Professionali
Gestione delle facility
Amministrazione d'ufficio
Gestione dei fornitori
Monitoraggio del budget operativo
Sicurezza sul lavoro (SAM)
Ottimizzazione degli spazi di lavoro
Gestione acquisti e inventario
Organizzazione eventi e riunioni
Suite Microsoft 365
Competenze Linguistiche
Italiano
C2
Svedese
C1
Inglese
C1
Certificazioni
Certificazione in Gestione della Sicurezza sul Lavoro (SAM)
Arbetsmiljöforum Sverige · apr 2024
Certificato di Project Management per Servizi Amministrativi
Project Management Academy · nov 2021
Volontariato
Malmö Idrottsförening
Malmo · mar 2024 – mag 2024
- Coordinatore Volontario Servizi Generali
- Coordinamento logistico della segreteria per l'evento podistico annuale, gestendo l'assegnazione dei pass e l'approvvigionamento dei punti ristoro.