Matteo Bernard
Segretario d'ufficio con solida esperienza amministrativa e organizzativa
Toulouse
Profilo professionale
Segretario d'ufficio con un percorso consolidato nella gestione delle attività amministrative quotidiane, nell'accoglienza di clienti e partner e nel coordinamento operativo dei servizi generali. Rigoroso nell'organizzazione delle agende e attento alla riservatezza dei dati, assicura una gestione fluida delle comunicazioni e un supporto affidabile alla direzione e ai team di lavoro.
Esperienza lavorativa
AéroServices Midi
Toulouse
Segretario d'ufficio
mar 2019 – Presente
- Coordinamento dell'accoglienza fisica e telefonica della sede, con una media di oltre quaranta visitatori e chiamate al giorno.
- Gestione dell'agenda condivisa della direzione operativa, organizzazione di riunioni interne e redazione dei verbali di seduta.
- Smistamento, protocollazione e archiviazione digitale della corrispondenza in entrata e in uscita tramite software documentale.
- Monitoraggio degli ordini di forniture per l'ufficio e gestione dei rapporti quotidiani con i fornitori di servizi generali.
Cabinet Conseil Garonne
Toulouse
Assistente di segreteria
set 2013 – feb 2019
- Predisposizione e formattazione di relazioni tecniche, contratti standard e presentazioni aziendali per i consulenti.
- Pianificazione dei viaggi di lavoro del personale, inclusa la prenotazione di alloggi e la gestione delle note spese.
- Aggiornamento costante del database clienti e digitalizzazione degli archivi cartacei storici della struttura.
Logistique Occitane
Toulouse
Impiegato amministrativo di segreteria
gen 2008 – ago 2013
- Ricezione delle bolle di consegna, fatture passive e controllo di conformità dei documenti di trasporto.
- Supporto operativo all'ufficio acquisti per l'invio di preventivi e la gestione delle comunicazioni con i trasportatori.
Istruzione e formazione
Lycée Ozenne
Brevet de Technicien Supérieur (BTS) · Supporto all'Azione Manageriale (SAM) · Tolosa · Conseguito · set 2005 – giu 2007
Formazione incentrata sull'organizzazione aziendale, gestione della corrispondenza, redazione di documenti professionali e coordinamento delle agende di direzione.
Progetti
Dematerializzazione dell'archivio amministrativo
apr 2022 – nov 2022
- Pianificazione della transizione da archivio cartaceo a sistema cloud per oltre duemila fascicoli aziendali, riducendo i tempi di consultazione interna.
- Creazione di linee guida condivise per la nomenclatura e la catalogazione standardizzata dei file d'ufficio.
Competenze professionali
Accoglienza e centralino
Gestione dell'agenda e pianificazione riunioni
Archiviazione documentale elettronica
Redazione verbali e corrispondenza formale
Fatturazione di base e note spese
Gestione fornitori e approvvigionamento ufficio
Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Suite Google Workspace
Organizzazione viaggi e trasferte
Competenze linguistiche
Francese
C2
Italiano
C1
Inglese
B1
Certificazioni
Certificazione TOSA Microsoft Excel (Livello Operativo)
TOSA · mag 2018
Volontariato
Associazione Solidarietà Tolosa
Toulouse · set 2021 – giu 2025
- Volontario amministrativo
- Supporto alla segreteria dell'associazione durante gli orari di apertura al pubblico e risposta alle richieste informative via email.
- Gestione del registro dei soci e tenuta del calendario degli eventi culturali della comunità locale.