Chiara Valenti
Senior Virtual Assistant specializzata in gestione operativa e supporto esecutivo da remoto
Ottawa
Profilo professionale
Assistente virtuale senior con oltre dieci anni di esperienza nel supporto operativo ed esecutivo per dirigenti, startup e piccole imprese. Esperta nell'organizzazione di calendari articolati, nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro digitali e nella gestione proattiva delle comunicazioni aziendali complesse.
Esperienza lavorativa
Kempton Business Support
Ottawa, Canada
Senior Virtual Assistant
giu 2021 – Presente
- Coordinamento delle agende complesse e della corrispondenza istituzionale per quattro dirigenti d'azienda distribuiti su fusi orari nordamericani ed europei.
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro amministrativi tramite automazioni con Zapier e Asana, riducendo i tempi di elaborazione delle richieste interne del 25%.
- Gestione end-to-end della logistica di viaggio e pianificazione di convegni trimestrali da remoto e in presenza con oltre 50 partecipanti.
- Supervisione delle note spese e predisposizione dei report finanziari mensili preliminari mediante QuickBooks.
Nautilus Operational Services
Ottawa, Canada
Virtual Executive Assistant
mar 2017 – mag 2021
- Gestione del servizio clienti bilingue via email e chat per oltre 120 account aziendali, mantenendo standard di risposta inferiori alle due ore.
- Creazione e aggiornamento continuo di banche dati e documentazione operativa interna su Notion e Google Workspace.
- Pianificazione di riunioni di consiglio e redazione puntuale di verbali e piani d'azione successivi.
Solarium Project Group
Ottawa, Canada
Assistente amministrativa di progetto
set 2013 – feb 2017
- Assistenza alle operazioni quotidiane d'ufficio, archiviazione digitale e smistamento delle comunicazioni in entrata.
- Monitoraggio delle scadenze progettuali e supporto alla formattazione di proposte contrattuali e presentazioni esecutive.
Formazione
University of Ottawa
Laurea di primo livello (Bachelor of Commerce) · Amministrazione aziendale e Comunicazione · Ottawa, Canada · Con lode · set 2009 – mag 2013
Percorso incentrato sulla gestione organizzativa d'impresa, comunicazione istituzionale e coordinamento operativo di team decentralizzati.
Progetti chiave
Migrazione operativa e standardizzazione dei processi digitali
apr 2023 – nov 2023
- Pianificazione e conduzione della transizione digitale da sistemi cartacei a uno spazio cloud centralizzato per uno studio associato con 15 collaboratori.
- Redazione del manuale operativo aziendale e formazione del personale all'utilizzo coordinato di Slack e Trello.
Competenze professionali
Gestione agende complesse
Comunicazione esecutiva
Pianificazione viaggi internazionali
Google Workspace
Microsoft 365
Asana
Trello
QuickBooks
Automazione dei flussi di lavoro
Fatturazione e note spese
Customer service bilingue
Competenze linguistiche
Italiano
C2
Inglese
C2
Francese
C1
Certificazioni
Certified Virtual Assistant (CVA)
International Virtual Assistants Association · mag 2021
Certified Associate in Project Management (CAPM)
Project Management Institute · ago 2024
Volontariato
Rete Civica Solidale Ottawa
Ottawa, Canada · gen 2022 – dic 2024
- Coordinatrice amministrativa volontaria
- Coordinamento dei turni dei volontari e gestione delle comunicazioni informative via posta elettronica per le iniziative comunitarie annuali.