Profil
Zuverlässige Fachkraft für Empfang und Büroorganisation mit fundierter Erfahrung in anspruchsvollen Unternehmens- und Kanzleiumfeldern in Sydney. Versiert in der Gästebetreuung, Konferenzraumverwaltung sowie der Optimierung digitaler Front-Office-Abläufe.
Berufserfahrung
Crestview Advisory Group
Sydney
Senior Receptionist & Front Office Coordinator
März 2020 – Heute
- Leitung des Hauptempfangsbereichs und professionelle Betreuung von täglich bis zu 70 externen Gästen und Klienten.
- Koordination von zwölf Konferenzräumen inklusive technischer Vorbereitung für Hybrid-Meetings und Cateringbestellungen.
- Zentrales Management der Telefonzentrale mit Weiterleitung und Bearbeitung von durchschnittlich 120 Anrufen pro Tag.
- Einführung eines digitalen Besucherregistrierungssystems zur Beschleunigung des Check-in-Prozesses.
Bayshore Legal Partners
Sydney
Corporate Receptionist
Juni 2016 – Feb. 2020
- Empfang von Mandanten sowie Vorbereitung und Pflege der Besprechungsräume unter Einhaltung hoher Diskretionsstandards.
- Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie Koordination von Kurierdiensten und Lieferungen.
- Unterstützung des Office-Management-Teams bei der Materialbeschaffung und Bestandsüberwachung.
Meridian Health Hub
Sydney
Medical Receptionist
Jan. 2013 – Mai 2016
- Patientenempfang und Terminvereinbarung über medizinische Praxissoftware für eine Praxisgemeinschaft mit acht Fachärzten.
- Verwaltung von Patientendaten, Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen und Abwicklung telefonischer Rückfragen.
Ausbildung
TAFE NSW
Certificate IV in Business · Business Administration · Sydney · Abgeschlossen · Feb. 2011 – Nov. 2012
Schwerpunkte: Bürokommunikation, Dokumentenmanagement, Kundenservice und Terminorganisation.
Projekte
Digitalisierung des Besuchermanagements
März 2022 – Aug. 2022
- Planung und Begleitung der Umstellung von handschriftlichen Besucherbüchern auf ein iPad-basiertes Check-in-System.
- Erstellung eines einheitlichen Leitfadens für Aushilfskräfte zur Sicherung konsistenter Empfangsstandards.
Kenntnisse
Empfangsorganisation
Telefonzentrale & Switchboard
Besuchermanagement
Konferenzraumkoordination
Terminverwaltung
Microsoft 365
Post- & Kurierabwicklung
Reisekosten- & Belegverwaltung
Gästebetreuung
Büromaterialbeschaffung
Sprachen
Englisch
C2
Deutsch
B2
Zertifikate
Provide First Aid (HLTAID011)
St John Ambulance Australia · Mai 2024
Certificate in Front Office Operations
Australian Institute of Management · Sept. 2021
Ehrenamtliches Engagement
Sydney Community Centre Network
Sydney · Jan. 2023 – Dez. 2024
- Ehrenamtliche Empfangskraft
- Betreuung des Informationsschalters und Unterstützung von Besuchenden bei der Orientierung während Gemeindeveranstaltungen.