Evelyn Vance
Senior Virtual Assistant | Geschäftsführungsassistenz & Operatives Prozessmanagement
Ottawa
Profil
Erfahrene virtuelle Assistentin mit langjähriger Praxis in der proaktiven Entlastung von Führungskräften und Remote-Teams. Spezialisiert auf Kalender- und Reisemanagement, Strukturierung digitaler Abläufe und diskrete Vorstandsunterstützung in dynamischen Unternehmensumfeldern.
Berufserfahrung
Boreal Apex Advisory
Ottawa, Kanada (Remote)
Senior Virtual Assistant & Executive Support Specialist
Juni 2021 – Heute
- Koordination der geschäftlichen Abläufe und Kalenderverwaltung für fünf Führungskräfte über mehrere Zeitzonen hinweg.
- Optimierung digitaler Arbeitsabläufe durch Einführung strukturierter Projektboards in Asana und Notion zur Reduzierung von Abstimmungszeiten.
- Überwachung des E-Mail-Verkehrs, Vorbereitung vertraulicher Vorstandspräsentationen und Verfassung zweisprachiger Korrespondenz.
- Organisation internationaler virtueller Klausurtagungen und Quartalsversammlungen inklusive Agendaerstellung und Nachbereitung.
Kestrel Media Partners
Ottawa, Kanada (Remote)
Virtual Executive Assistant
Aug. 2017 – Mai 2021
- Verwaltung des operativen Tagesgeschäfts für eine spezialisierte Agenturleitung, einschließlich Reiseplanung und Budgetüberwachung.
- Zentralisierung der internen Dokumentenablage und Standardisierung von Vorlagen zur Kundenaufnahme in Google Workspace.
- Vorbereitung monatlicher Abrechnungsübersichten und Abstimmung von Spesenbelegen in QuickBooks Online.
Rideau Valley Solutions
Ottawa, Kanada
Administrative Assistentin
Sept. 2013 – Juli 2017
- Terminorganisation, Entgegennahme von Kundenanfragen und Pflege von Kundendaten im CRM-System.
- Erstellung und Formatierung wöchentlicher Leistungsberichte sowie Pflege digitaler Archivierungssysteme.
Ausbildung
University of Ottawa
Bachelor of Arts · Betriebswirtschaftslehre und Kommunikation · Ottawa, Ontario, Kanada · 3.7 / 4.0 GPA · Sept. 2009 – Mai 2013
Schwerpunkte in digitaler Unternehmenskommunikation, Projektkoordination und Informationsmanagement. Abschlussarbeit über kollaborative Fernarbeitsstrukturen in Dienstleistungsunternehmen.
Projekte
Konsolidierung der Wissensdatenbank und SOP-Standardisierung
Apr. 2023 – Nov. 2023
- Strukturierung und Migration von über 800 internen Arbeitsdokumenten in ein rollenbasiertes Rechtesystem.
- Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen (SOPs) zur unternehmensweiten Einarbeitung neuer Fernarbeitskräfte.
Kernkompetenzen
Kalendermanagement
Reiseorganisation
Asana
Notion
Google Workspace
Microsoft 365
QuickBooks Online
Prozessdokumentation
Geschäftskorrespondenz
CRM-Pflege
Sprachen
Englisch
C2
Französisch
C1
Deutsch
B2
Zertifikate
Certified Associate in Project Management (CAPM)
Project Management Institute · Apr. 2021
Certified Virtual Assistant (CVA)
International Virtual Assistants Association · Nov. 2019
Ehrenamtliches Engagement
Community Skills Network Ottawa
Ottawa, Kanada · Jan. 2024 – Dez. 2025
- Koordinatorin für digitale Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Planung digitaler Workshops und Pflege des Teilnehmendenverteilers für monatliche Webinare.