Profil professionnel
Secrétaire polyvalent rigoureux disposant d'une solide expérience en secrétariat d'entreprise et d'ingénierie à Toulouse. Reconnu pour son sens aigu de l'organisation, sa qualité rédactionnelle et sa capacité à gérer l'accueil des visiteurs ainsi que les flux administratifs avec discrétion et efficacité.
Expérience professionnelle
Atelier Occitan d'Ingénierie
Toulouse
Secrétaire de direction et de bureau
mars 2020 – Aujourd’hui
- Accueil physique et téléphonique d'une moyenne de 45 visiteurs et 80 correspondants par jour avec orientation vers les services concernés.
- Gestion intégrale des plannings de trois directeurs de projet, incluant la réservation des salles, des transports et des hébergements.
- Rédaction, mise en page et diffusion des comptes rendus de réunions hebdomadaires et des notes de service internes.
- Suivi des commandes de fournitures de bureau et consommables informatiques pour 60 collaborateurs dans le respect du budget annuel.
- Traitement du courrier entrant et sortant, numérisation et indexation des dossiers dans le système d'archivage électronique.
Cabinet Conseil Lauragais
Labège
Secrétaire administratif
sept. 2014 – févr. 2020
- Tenue du standard téléphonique bilingue et réception des dossiers clients en veillant à la confidentialité des informations.
- Préparation des dossiers administratifs d'appels d'offres et mise en forme des présentations commerciales sous PowerPoint.
- Facturation de premier niveau, suivi des relances clients simples et transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise.
- Coordination de l'archivage physique et numérique des dossiers contractuels clos conformément aux règles d'archivage légal.
Midi Logistique Services
Colomiers
Secrétaire standardiste
janv. 2010 – août 2014
- Saisie quotidienne des bordereaux de livraison et mise à jour de la base de données clients sous logiciel de gestion intégré.
- Accueil des transporteurs, remise des documents d'expédition et vérification de la conformité des bons d'émargement.
- Gestion du courrier, frappe de courriers types et classement des dossiers administratifs du service exploitation.
Formation
Lycée Professionnel Raymond Naves
BTS Support à l'action managériale · Support à l'action managériale et secrétariat bureautique · Toulouse · Mention Bien · sept. 2005 – juin 2007
Formation axée sur la gestion documentaire, la communication professionnelle écrite et orale, ainsi que l'organisation d'événements et de déplacements professionnels.
Projets administratifs
Transition vers l'archivage numérique centralisé
sept. 2022 – avr. 2023
- Dématérialisation et indexation de 12 années d'archives papier vers un système de gestion électronique des documents (GED).
- Élaboration d'une charte de nommage et d'un guide pratique d'utilisation partagé à l'ensemble du personnel administratif.
Compétences clés
Accueil physique et téléphonique
Gestion d'agendas complexes
Rédaction de comptes rendus et courriers administratifs
Traitement et archivage du courrier (GED)
Gestion des stocks et commandes de fournitures
Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Organisation de réunions et déplacements
Facturation de premier niveau et suivi administratif
Gestion des priorités et discrétion professionnelle
Langues
Français
C2
Anglais
B2
Espagnol
B1
Certifications
Certification TOSA Microsoft Word et Excel (Niveau Avancé)
TOSA / Isograd · juin 2021
Certificat Voltaire - Orthographe et expression professionnelle
CertiPrem · nov. 2019
Engagement bénévole
Entraide Administrative Toulousaine
Toulouse · janv. 2022 – déc. 2025
- Secrétaire bénévole
- Accueil des usagers lors des permanences hebdomadaires et prise de rendez-vous avec les conseillers bénévoles.
- Rédaction des courriers administratifs de base pour les personnes accompagnées et tenue du registre d'activité.